Regulamin pracy zdalnej

Profesor Małgorzata Jacyno już na początku „ery pandemicznej” prorokowała, że pandemia stanie się czymś w rodzaju “probierza prawdy”. Zdaniem wybitnej socjolożki problem pandemiczny wymusi nowe rozwiązania i przyspieszy ekspansję raczkujących. Z pewnością do grupy rozwiązań, które są w ofensywie zaliczyć można „home office” zamiennie (acz nietrafnie) nazywanej przez większość „pracą zdalna”.

Nie oceniając walorów czy ich braków w aspekcie humanistycznym, ergonomicznym, socjologicznym itd., warto zasygnalizować wagę rozwiązań home office, zagrożenia, a przede wszystkim konieczność oraz sposoby ich usytuowania w przepisach prawa pracy, które jak zawsze potrzebują czasu, aby dostosować się do otaczającej nas rzeczywistości. 

Zagadnienie jest niezwykle złożone, wymagające perfekcyjnych, finezyjnych rozwiązań prawno-organizacyjnych na styku prawniczo-HR-owo-menedżerskim. Z pewnością na przestrzeni najbliższych dekad konstruowaniem czasu pracy oraz odpowiadającemu mu wynagrodzeniu zajmą się algorytmy, jednak w trosce o ich interes, „ułatwiając” proces degradacji miejsc pracy niecyfrowych jeszcze obywateli - wypada podjąć katorżniczą, ciężką analogową orkę!

Nie wystarczy zamiana odzieży roboczej i garniturów na piżamy i szlafroki

Przed wprowadzeniem regulaminów pracy zdalnej wypada zadać kilka pytań, na które odpowiedzi będą odmienne z uwagi na branże, kwestie techniczne, wyposażenie zakładu pracy, utrwalone w nim zwyczaje, oczekiwania właścicieli, kadry menedżerskiej i szeregowych pracowników.

Oto kilka pytań:

• Jakie czynności będą wykonywane zdalnie? Czy będą to wyłącznie czynności przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość czy wykonywanie zadań wytwórczych/materialnych?
• Czy niezbędny sprzęt zapewni pracodawca?
• Czy do obsługi sprzętu w trybie home office zastosowanie będą miały regulacje już istniejące w zakładzie pracy, czy należy stworzyć nowe?
• Jakie przewidzieć szczególne zasady postępowania ze sprzętem komputerowym ze względu na ochronę danych i informacji, w tym RODO?
• Jakie stosować formy zabezpieczenia narzędzi przekazanych pracownikowi w celu wykonywania pracy zdalnej? Czy komputery są wyposażone w bezpieczne połączenie z własną infrastrukturą informatyczną?
• W jaki sposób pracownik ma postępować z dokumentami papierowymi – czy jest możliwa praca na takich dokumentach poza siedzibą pracodawcy, w jaki sposób takie dokumenty mają być zabezpieczone i niszczone?
• W jaki sposób pracownik powinien ewidencjonować wykonywane czynności?
• W jaki sposób pracownik ma się komunikować z pracodawcą oraz innymi pracownikami (należy określić np. komunikatory wykorzystywane do takiego porozumiewania się na odległość)?
• Czy posiadamy wzór incydentu/naruszenia ochrony danych osobowych? W jaki sposób zgłoszenia ma dokonać pracownik podczas pracy zdalnej?
• Czy, a jeśli tak, to w jaki sposób pracownik miałby raportować wykonaną pracę?

W tym także: Jak ma raportować o potrzebie ewentualnych nadgodzin? Czy wystarczy wysłać wyniki pracy e-mailem/na jakiejś platformie?

• W jaki sposób pracodawca/bezpośredni przełożony będzie wydawał polecenia dot. pracy?
• W jaki sposób pracownik ma składać wszelkie wnioski związane z pracą (urlop, wyjście prywatne, itp)?
• Czy praca zdalna będzie wykonywana tylko na polecenie czy pracownik może wnioskować o wykonywanie pracy w taki sposób?
• Czy czas pracy zdalnej będzie taki sam jak dotychczas? Czy wymiar, rozkład, system czasu pracy mają ulec zmianie? Jeśli tak, czy w grupie pracowników mających pracować zdalnie są pracownicy, którzy system/rozkład czasu pracy mają określony w umowie o pracę?
• Czy pracodawca przewiduje ewentualną możliwość kontroli osobistej miejsca wykonywania pracy?
• Czy służba BHP w zakładzie pracy wyda konkretne zalecenia w zakresie pracy zdalnej? Jeśli tak to w jaki sposób?

TO TYLKO KILKA PODSTAWOWYCH PYTAŃ!

Pamiętajmy!

Zlecając każdorazowo pracę zdalną należy przeanalizować zapisy umowy o pracę z danym pracownikiem, a także wszelkie ewentualne obowiązujące indywidualne porozumienia z pracownikiem.

Oferta 

Zdecydowaliśmy się zaoferować naszym klientom regulaminy pracy w tej formule. Konieczność stworzenia przepisów wewnętrznych dla pracy zdalnej wynika z coraz częstszego stosowania takiego sposobu wykonywania pracy przez pracodawców przy jednoczesnym nieuregulowaniu newralgicznych zagadnień przez ustawodawcę ale także pobieżnych, a często wręcz wprowadzających w błąd odpowiedzi PIP.

Najistotniejszymi zagadnieniami mogącymi skutkować problemami i odpowiedzialnością pracodawców są kwestie BHP oraz czas pracy. Co do kwestii BHP jest to oczywiście zagadnienie dla służb BHP w zakładach pracy, zaś kwestie czasu pracy wymagają uregulowania w wewnętrznych przepisach i zwrócić należy uwagę, że regulacje te powinny być odmienne u każdego pracodawcy, a to z uwagi w szczególności na branżę, kadrę pracowniczą oraz brzmienie zapisów umowy o pracę - posługiwanie się „gotowcami” przynieść może opłakane skutki.

Efektem wprowadzenia regulaminów będzie zminimalizowanie zagrożeń wynikających z nieprawidłowego stosowania przepisów dotyczących czasu pracy (w szczególności ewidencjonowanie czasu pracy, dni wolnych od pracy, urlopów) oraz wynagrodzeń (nadgodzin).

Zaznaczam, że uregulowania „COVID-owe” w żaden sposób nie rozwiązują powyższych problemów. Zlecenia realizujemy po wcześniejszym dokładnym omówieniu przedmiotu prac z klientem - po analizie umów oraz uregulowań wewnętrznych.