Regulamin pracy
Art. 104 Kodeksu pracy określa limity zatrudnienia obligujące do tworzenia regulaminu pracy:
§ 1. Regulamin pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników.
§ 1(1). Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników wprowadza regulamin pracy, chyba że w zakresie przewidzianym w § 1 obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy.
§ 2. Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników może wprowadzić regulamin pracy, chyba że w zakresie przewidzianym w § 1 obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy.
§ 3. Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników wprowadza regulamin pracy, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego wprowadzenie, chyba że w zakresie przewidzianym w § 1 obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy.
Wypada zauważyć, że biorąc pod uwagę konieczność tworzenia regulaminu pracy, pracodawców podzielić można na poniższe kategorie:
- Obowiązani do tworzenia regulaminu pracy jedynie ze względu na ilość zatrudnionych, tworzący regulamin jedynie z obowiązku bez wprowadzania przemyślanych zapisów charakterystycznych dla konkretnego pracodawcy.
- Obowiązani do tworzenia regulaminu pracy ze względu na ilość zatrudnionych, tworzący jednocześnie przemyślany organizacyjnie i funkcjonalnie przepis wewnętrzny.
- Niezobowiązani ustawowo przedsiębiorcy, tworzący regulamin pracy jedynie dla osiągnięcia ładu organizacyjnego poprzez projektowanie funkcjonalnie spójnego przepisu wewnętrznego.
W RP najczęściej mamy do czynienia z regulaminami opisanymi w pkt 1, co wynika z niskiej świadomości prawnej i nielogicznej z punktu widzenia własnych interesów niechęci do samodzielnego tworzenia przepisów. Warto zauważyć, że duzi pracodawcy zagraniczni instalujący się na polskim rynku tworzą rozbudowane i spójne regulaminy nie tylko ze względu na obowiązek ustawowy ale także, a może przede wszystkim, z uwagi na ugruntowaną historycznie wiedzę o wadze wprowadzenia własnych, funkcjonalnych rozwiązań służących efektywnemu zarządzaniu, minimalizowaniu strat, podnoszeniu elastyczności w zatrudnieniu.
Podstawowym walorem stworzenia przemyślanego i przejrzystego regulaminu pracy jest możliwość funkcjonalnego zaprojektowania czasu pracy, w szczególności poprzez uregulowanie systemu i rozkładu czasu pracy oraz przyjęcie pożądanego okresu rozliczeniowego.
Niesłychanie istotnym elementem wydają się także uregulowania dotyczące porządku i dyscypliny pracy oraz zagadnienia BHP. Powyższe elementy są istotne ze względów ograniczenia odpowiedzialności związanej z wypadkami przy pracy oraz chorobami zawodowymi a także ze względów czysto PR-owych.
Stworzenie regulaminu pracy będącego przemyślanym, funkcjonalnym przepisem wewnętrznym pozwala na dość szybką poprawę kultury pracy, zarządzania, co przekłada się bardzo na walory czysto ekonomiczne.
Jednym z istotnych z ekonomicznego punktu widzenia motywów, który powinien skłaniać do opracowania regulaminu, jest opracowanie zasad wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych. Pozwoli to uniknąć sytuacji spornych, dotyczących konieczności wypłat wynagrodzenia z pracę w godzinach nadliczbowych!
Trzeba przy tym pamiętać, że „dobry” regulamin wynagradzania co prawda nie może powstać bez asysty prawnika, ale jego rola jest dość ograniczona i sprowadza się najczęściej do „zgrabnego”, zgodnego z prawem ułożenia pomysłów kadry zarządzające i HR.
Jak wcześniej wspomniano podstawowym celem organizacyjnym i ekonomicznym, któremu służy regulamin pracy jest uregulowanie materii dotyczących czasu pracy. Wydaje się to szczególnie istotne w dobie COVID-owej, gdzie zaczęliśmy stosować na szeroka skalę pracę w systemie home office (nazywaną trochę nieszczęśliwie pracą zdalną).